• Osoba, której zdarzenie dotyczy lub  jej przedstawiciel ustawowy (np. rodzic dziecka) lub ich pełnomocnik
• Osoba, która wykaże interes prawny w rejestracji zdarzenia
• Osoba, która wykaże interes faktyczny w rejestracji zgonu.

Urząd Gminy Białobrzegi, 37-114 Białobrzegi 4, 
Pokój 3, Urząd Stanu Cywilnego
Telefon: (17) 224-03-52

•    Wniosek o transkrypcję aktu małżeństwa
•    Wniosek o transkrypcję aktu urodzenia
•    Wniosek o transkrypcję aktu zgonu
•    Oryginał zagranicznego aktu lub odpis aktu stanu cywilnego wraz z jego tłumaczeniem na język polski
•    Dokumenty stanu cywilnego stwierdzające zdarzenie wcześniejsze wraz z ich tłumaczeniem na język polski - jeżeli wnioskodawca wnosi jednocześnie o sprostowanie lub uzupełnienie transkrybowanego aktu stanu cywilnego, a dokumenty te nie zostały uprzednio sporządzone na terytorium RP
Dokumenty w języku obcym składa się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:
•    tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości
•    tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) 
•    konsula
Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:
•    dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone prze konsula
•    dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski
W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP.
•    Potwierdzenie dokonania zapłaty opłaty skarbowej

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia uznawany jest za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości, co do autentyczności.

Dokonując transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w RP, kierownik USC dostosowuje na wniosek osoby, której akt dotyczy pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony wraz z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.

Na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1000 z późn. zm.)  opłata skarbowa wynosi:

• 50 zł za odpis zupełny aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji,
• 39 zł za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany w wyniku sprostowania,
• 39 zł za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany w wyniku uzupełnienia,
• 17 zł od dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa do złożenia wniosku oraz odebrania odpisu,
• Wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu (rodzicowi, dziadkowi), zstępnemu (dziecku, wnukowi) lub rodzeństwu.

Zapłaty opłaty skarbowej dokonuje się bezgotówkowo w Urzędzie Gminy lub w kasie Banku Spółdzielczego w Łańcucie - Oddział w Białobrzegach, Białobrzegi 5 lub na rachunek:

Gmina Białobrzegi

Bank Spółdzielczy w Łańcucie

Nr rachunku: 66917710212002300001010001

Zwolnione od opłaty skarbowej są podmioty – wyszczególnione w art. 7 ustawy o opłacie skarbowej.

Składający wniosek zobowiązany jest dołączyć dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej.

• Art. 104, 105 i 106 Ustawy z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463)
• Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 195)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1000 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 256).

• Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.
• Jeżeli akt zagraniczny nie zawiera danych wymaganych przez polskie prawo wtedy podlega uzupełnieniu.
• Akt stanu cywilnego podlega sprostowaniu w razie błędnego lub nieścisłego jego zredagowania.
• Osoba występująca z wnioskiem o wpisanie zagranicznego aktu, który nie zawiera wszystkich niezbędnych danych powinna wystąpić z wnioskiem o uzupełnienie aktu, ponieważ posługując się polską wersją aktu urodzenia sporządzona z brakami, może napotkać liczne problemy podczas załatwiania spraw urzędowych np. nadanie numeru PESEL, wydanie paszportu i dowodu osobistego, postępowanie przed sądami.
• Akt urodzenia może zostać uzupełniony na podstawie aktu małżeństwa rodziców lub też na podstawie aktów urodzeń rodziców w zależności od stanu cywilnego matki. Akt małżeństwa może być uzupełniony na podstawie aktów urodzeń współmałżonków. Akt zgonu może być uzupełniony na podstawie aktu małżeństwa lub aktu urodzenia osoby zmarłej.
• Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
• Jeżeli wniosek o transkrypcję zagranicznego dokumentu stanu cywilnego został złożony do konsula, konsul przesyła wniosek do kierownika urzędu stanu cywilnego wybranego przez wnioskodawcę.
• Transkrypcja może zostać dokonana również z urzędu.

 Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:

1) dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;

2) zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;

3) transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.